Checklist para administrar proyectos sin fallas

La lista de verificación de gerencia de proyectos es un recurso esencial para el Gerente de Proyectos experimentado y el novato. Ya sea que esté comenzando un proyecto desde cero o asumiendo uno que ya ha comenzado, de cualquier manera, tiene un equipo de proyecto esperando su dirección.

La planificación del proyecto a menudo se ignora a favor de empezar el trabajo cuanto antes. No deje de darse cuenta del valor de un buen plan de proyecto para ahorrar tiempo y dinero, y eliminar los problemas antes de que surjan.

La siguiente lista de verificación es lo que usted estaba buscando.

 

 

Investigación

 

Antes de emprender un proyecto, debe detenerse y asegurarse de conocer todos los hechos. Sumérjase en la documentación del proyecto, haga preguntas de valor, infórmese y sea metódico.

 

 

Comprenda su papel

 

Tener una comprensión clara de su función es un pilar importante para lograr un proyecto exitoso. Incluso si su rol no está documentado, le ayudará a garantizar que todos los interesados sean considerados y que esté al tanto de sus responsabilidades en caso de que surjan problemas.

 

 

Identificar a los stakeholders

 

Un proyecto tiene éxito cuando cumple con las expectativas de todos los interesados. Una parte interesada puede ser cualquier persona afectada directa o indirectamente por el proyecto.

No siempre es fácil determinar las partes interesadas del proyecto, en particular las afectadas indirectamente. Una parte interesada podría ser:

• El cliente,
• El gerente del proyecto,
• El equipo del proyecto,
• Consultores,
• El cliente que recibe los entregables,
• Etc.

 

 

Escribir un plan de proyecto

 

Ahora ha reunido suficiente información para comenzar a planificar el proyecto. Utilice cualquier herramienta de planificación de proyectos que funcione para usted, bien sea Microsoft Project, una herramienta Online o incluso una simple hoja de cálculo.  Lo importante es que sea una herramienta con la que usted esté familiarizado y le ayude a simplificar el seguimiento (informes y otros).

Algunas herramientas son más completas que otras, pero se puede lograr un plan de proyecto sólido como una roca en cualquier solución siempre que lo ayude a formalizar sus pensamientos y mantener la coherencia. Intente que su plan de proyecto sea lo más simple posible: cuanto más sencillo y fácil de leer, mejor.

 

 

Establecer metas

 

El primer paso para crear cualquier plan de proyecto es establecer objetivos alcanzables. Reúnase con las partes interesadas y discuta los posibles resultados. Convierta la salida en una lista completa y priorice las necesidades. Una buena técnica para hacer esto es revisarlos contra el principio SMART.

El acrónimo SMART, que proviene del inglés y hace apología a “Inteligente”, tiene varias variaciones ligeramente diferentes, que puede modificar dependiendo de su proyecto:

• S: específico, significativo.
• M: medible, motivacional.
• A: acordado, alcanzable, orientado a la acción.
• R: realista, relevante, gratificante, orientado a resultados.
• T: con límite de tiempo, tangible, rastreable.

 

Recuerde: cada objetivo tiene que ser medible. Dependiendo de los objetivos de su proyecto, puede realizar un seguimiento de varios indicadores clave de desempeño (KPI, Key Performance Indicators). El monitoreo de KPIs ayuda a evaluar el rendimiento del proyecto y a tomar decisiones informadas (basadas en datos).

 

 

Cree una visión

 

A partir de los objetivos más pequeños, cree una declaración de visión más amplia. Sin una visión sólida y compartida, es difícil reunir el impulso necesario para poner en marcha el proyecto.

La declaración de visión debe explicar lo que el proyecto espera lograr con algunos detalles:

• ¿Dónde encaja el proyecto con la estrategia comercial general?
• ¿Cuál será el resultado del proyecto?
• ¿Cómo beneficiará el proyecto a los interesados?

 

 

Desarrollar el presupuesto

 

El presupuesto de un proyecto es una estimación detallada y basada en el tiempo de todos los costos de su proyecto. Por lo general, usted desarrolla un presupuesto por fases, desde una estimación inicial hasta una versión detallada contenida en el presupuesto aprobado del proyecto.

Al comenzar un proyecto, es difícil saber cuánto costará, y con tanta incertidumbre en los proyectos, puede ser uno de los mayores desafíos del gerente del proyecto. El presupuesto del proyecto estará compuesto por diferentes costos directos e indirectos, con un pequeño monto asignado para la reserva de contingencia.

Una vez que tenga una idea de cuánto tiempo va a durar un proyecto y cuántos recursos necesita (esto se trata más adelante en este checklist), puede calcular el total aproximado de los costos directos e indirectos.

 

 

Determine los costos directos

 

Estos costos se atribuyen directamente al proyecto y se cobran elemento por elemento:

• Costos laborales (personas),
• Honorarios de consultores,
• Costos de materia prima,
• Licencias de software,
• Gastos de viaje,
• Etc.

 

 

Determine los costos indirectos

 

Estos costos significan recursos que benefician a más de un proyecto, y solo una parte de su costo total se carga a su proyecto.

• Cargos telefónicos,
• Alquiler de espacio de oficina,
• Costos de equipos de oficina,
• Costos generales de administración,
• Costos de seguro,
• Etc.

 

 

Agregar la reserva de contingencia

 

No se olvide de reservar un tope de dinero para cubrir los riesgos el proyecto: la reserva de contingencia. Usualmente, es un porcentaje del costo y tiempo total del proyecto.

 

 

Crear un plan de asignación de recursos

 

Los recursos de una organización incluyen personas, equipos, materiales, conocimiento y tiempo.

Averigüe qué recursos están disponibles para el proyecto, ahora y en el futuro. Un plan de asignación de recursos es una herramienta importante en la gestión efectiva de los recursos escasos.

Describa el tipo de recursos necesarios y el tiempo de esa necesidad. A medida que el cronograma del proyecto cambia, el plan de recursos debe ser lo suficientemente flexible como para ajustarse a medida que ocurren estas alteraciones.

Un plan de recursos lo ayudará a:

• Identificar la cantidad de recursos requeridos por actividad de proyecto,
• Planificar una línea de tiempo para usar o consumir estos recursos,
• Crear un cronograma detallado de utilización de recursos.

 

 

Establecer los entregables

 

Usando los objetivos previamente definidos, cree una lista de cosas que el proyecto debe entregar para cumplir con esos objetivos. En pocas palabras: tareas y subtareas. Especifique cuándo y cómo entregar cada artículo.

Agregue notas a las tareas que pueden parecer confusas o necesitan una explicación. ¡Nunca está de más agregar detalles!

 

 

Crea una línea de tiempo

 

Cree una lista de tareas que deben llevarse a cabo para cada entregable identificado. Para cada tarea, determine lo siguiente:

• La cantidad de esfuerzo (horas, días, etc.) requerido para completar la tarea y
• La persona responsable que llevará a cabo la tarea

 

Una vez que haya establecido la cantidad de tiempo necesario para cada tarea, puede calcular el esfuerzo requerido para cada entregable y una fecha de entrega.

En este punto de la planificación, puede usar el software de planificación de proyectos como MS Project o cualquiera que elija, para crear el cronograma del proyecto.

 

 

(Re) evaluar la fecha límite

 

Un problema común descubierto en este punto es que seguramente tendrá un plazo de entrega impuesto por el cliente, que, de acuerdo con sus estimaciones, no es realista. Si descubre que no puede entregar el proyecto a tiempo, debe comunicarlo de inmediato.

Las opciones que tiene:

• Renegociar el plazo (demora del proyecto),
• Emplear recursos adicionales (costo incrementado),
• Reducir el alcance del proyecto (menos entregables).

Use el cronograma del proyecto creado previamente para justificar la búsqueda de uno de estos escenarios.

 

 

Crear un plan de comunicaciones

 

Un proyecto debe comenzar con una comunicación clara de los objetivos del proyecto y el esfuerzo requerido para cumplirlos.

Cree un documento que muestre:

• Quién debería estar informado sobre el proyecto,
• ¿Con qué frecuencia y cuándo deberían estar informados?,
• ¿Cómo van a recibir la información?

La herramienta de informe más común es el informe de estado semanal o mensual, que describe cómo se está desempeñando el proyecto, los hitos alcanzados y el trabajo que ha planificado para el próximo período.

Vea: Project Canvas Model – Una herramienta gráfica de comunicación de proyectos

 

Crear un plan de gestión de riesgos

 

Aunque a menudo se pasa por alto, la gestión del riesgo es una parte importante de la gestión del proyecto. Es importante identificar tantos riesgos para su proyecto como sea posible y estar preparado si sucede algo malo.

Aquí hay algunos ejemplos de riesgos comunes de los proyecto:

• Roles y responsabilidades pocos claros,
• Mala comunicación que resulta en malentendidos, problemas de calidad y reprocesos,
• Las partes interesadas agregan o cambian los requisitos una vez que el proyecto ha comenzado (cambio de alcance, control de cambios),
• Falta de compromiso de los recursos,
• Malentendido de las necesidades de las partes interesadas,
• Baja calidad en la información recibida de las partes interesadas,
• Estimaciones de tiempo y costo demasiado optimistas,.
• Etc.

Recuerde: Ignorar los riesgos no los hace desaparecer.

 

 

Administrar la documentación

 

Para mantener el proyecto transparente y a todos en la misma página, mantenga su plan de proyecto adjunto a otros documentos relacionados con el proyecto, como: la carta del proyecto (Project Charter), registros de tiempo, informes de trabajo, notas de reuniones o cualquier otra cosa que pueda ser útil.

 

 

Formato

 

Habiendo seguido esta lista de verificación, ahora debería tener un plan de proyecto excelente y procesable. Es el momento de unir el contenido con la apariencia.

• Incluya la información del proyecto, como el nombre del cliente y del proyecto,
• Agregue el logotipo de su empresa (y del cliente),
• Utilice las fuentes y el esquema de color de la marca de su empresa.

 

 

Hacer seguimiento al progreso

 

Para finalizar, no olvide actualizar su plan a medida que avanza el proyecto, y medir continuamente el avance en relación con el plan.

Los gerentes de proyecto a menudo usan un tablero de comandos (KPI dashboard o Balanced Scorecard) del proyecto, que proporciona una visión general rápida del desempeño y las actualizaciones del proyecto. Tener una visión general en tiempo real de los KPI ayuda a tomar decisiones informadas (basadas en datos) y lograr objetivos a largo plazo.

 

Traducción libre de: The ultimate project management checklist for faultless projects

Fotografía por: Glenn Carstens-Peters