Crear un plan de proyecto y ejecutarlo es muy demandante. Esto ha llevado al surgimiento de una serie de herramientas para facilitar este trabajo. El kit de herramientas de gestión de proyectos siempre está evolucionando, al igual que el trabajo en sí. Por su parte, los procesos de fabricación, las demandas del mercado, las regulaciones de la industria y todos los demás aspectos del trabajo cambian regularmente. Esto significa que lo que estaba haciendo el año pasado podría no ser suficiente cuando comience su próximo proyecto. Aquí hay cinco tendencias que están cambiando el futuro de la gerencia de proyectos:
La creciente demanda de los gerentes de proyectos
Los empleadores más importantes de los gerentes de proyectos (PM: Project Manager), hace algunas décadas, fueron los principales fabricantes y las empresas de construcción. Estos clientes podrían haber diseñado un automóvil antes de determinar cómo fabricarlo. O supervisarían la planta de producción, manteniendo todas las piezas zumbando para que el producto final pudiera rodar fuera de la línea de ensamblaje. La gestión de proyectos era la única manera de hacer frente a las complejas interdependencias para lograr estas cosas.
El mundo se ha vuelto más complicado desde entonces. La demanda de gerentes de proyectos está creciendo porque están siendo contratados para supervisar proyectos en desarrollo de software para la reorganización de sistemas de salud, publicaciones y educación. Al mismo tiempo, la gestión de proyectos se está convirtiendo en una profesión reconocida y el número de gerentes de proyectos está creciendo en todo el mundo. Esto explica por qué el número de gerentes de proyecto empleados en 2027 se acercará a noventa millones. La creciente apreciación de los gerentes de proyecto ha llevado a que las oficinas de gerencia de proyectos o programas a que sean un departamento independiente en muchas organizaciones.
También estamos viendo que las oficinas de administración de programas establecen centros de excelencia, creando modelos de negocios compartidos y procesos que fluyen hasta alcanzar cada proyecto en la organización. Esto permite a las empresas implementar rápidamente mejoras en los procesos o realizar cambios que la organización considera necesarios.
La expansión de Kanban
¿Qué es Kanban? Kanban es un sistema antiguo originalmente utilizado para mejorar la gestión de inventarios. El sistema de tarjetas de inventario o Kanban se basaba en personas que sustraían elementos de dos bandejas de partes. Cuando terminan con una bandeja, levantan el Kanban o la tarjeta de color para indicar al control de inventario que necesitan más partes. Las piezas solo se entregaban a quienes las necesitaban cuando las necesitaban, mientras que el sistema aseguraba que nadie se quedara sin implementos.
Pero, ¿qué es Kanban hoy? Si bien se basa en los mismos principios, se ha convertido en un método de gestión visual en toda regla, que permite a los equipos ver rápidamente las métricas que miden su rendimiento. Les muestra el estado de todas las tareas a realizar y lo que está disponible para trabajar. Las herramientas como Trello, KanbanFlow o Microsoft Planner le permiten reemplazar el tablero Kanban tradicional y tendiente al caos con un tablero digital con la misma funcionalidad. También se puede acceder a herramientas como estas desde cualquier lugar, no solo desde el lugar de trabajo, lo que puede aumentar la productividad y la funcionalidad de los entornos de trabajo ágiles.
Los sistemas Kanban en el lugar de trabajo moderno, ya sea digital o en un tablero Kanban tradicional, continúan ayudando a las organizaciones a minimizar las áreas de almacenamiento y usar el espacio de manera más eficiente. Reduce los costos de mano de obra para la administración de la cadena de suministro y para aquellos que realizan el trabajo.
Por ejemplo, Kanban minimiza el trabajo en progreso (WIP: Work In Progress) a menos que el producto esté a punto de terminarse para satisfacer las necesidades del cliente. Proporciona datos precisos sobre el tiempo del ciclo para cada paso y todo el proceso. Le permite saber dónde se producen los cuellos de botella a medida que comienzan a acumularse. Luego puede abordar los problemas antes de que atrase las operaciones posteriores. Y evita las carencias, las cuales causan tiempos de inactividad.
El aumento de los equipos remotos de colaboración
Los gerentes de proyecto de hace una generación trabajaron principalmente con personas en la misma oficina. Un trabajador remoto era alguien en el sitio de construcción que llamaba a la oficina principal para reportar problemas. Hoy en día, equipos enteros pueden trabajar en sitios dispersos en todo el mundo. Puede que nunca se encuentren en persona.
El crecimiento de los equipos remotos se debe en parte a los menores costos laborales disponibles en muchas partes del mundo. También se debe en parte al aumento del trabajo independiente (asesores, por ejemplo) y la subcontratación de departamentos enteros para que las empresas puedan centrarse en sus propias competencias básicas. Esto significa que un gerente de proyecto está coordinando a los trabajadores independientes dispersos por todo el mundo, equipos de marketing y desarrollo de software en lados opuestos del planeta. Además, lo están haciendo mientras supervisan cualquier otra función que permanezca en la empresa.
El internet de las cosas y la inteligencia artificial
El crecimiento de la Internet de las Cosas (IoT: Internet of Things) y la Inteligencia Artificial (AI: Artificial Intelligence) van de la mano. La inteligencia artificial es necesaria para extraer el enorme volumen de datos generado por el IoT y controlar la gran cantidad de dispositivos inteligentes conectados entre sí en la fábrica moderna. Los datos recopilados incluyen en el control de la ubicación de los trabajadores y el costoso equipo para monitorear la salud de los empleados. Esta combinación de tecnología entra en juego cuando un trabajador está lesionado o enfermo; la IA alerta al gerente y a los compañeros de trabajo más cercanos sobre la ubicación de la persona para que puedan ser ayudados y enviados a recibir atención médica adecuada.
Más énfasis en habilidades blandas (soft-skills)
Pero mientras estamos viendo un cambio hacia una mayor automatización e inteligencia artificial, el énfasis también se está poniendo cada vez más en la inteligencia emocional (CE: Cociente Emocional; EQ: Emotional Quotient). Los nuevos PMs tienen que ser capaces de navegar por ambos mundos y ser tan emocionalmente inteligentes (humanos) como expertos en el uso de la tecnología a su disposición (técnicos). Los equipos remotos necesitan el tipo de supervisión necesaria tanto para empoderarlos como para mantenerlos dentro de los objetivos. Los PMs también tendrán que convertirse en entrenadores y aprender cómo sacar lo mejor de sus empleados sin llegar a mimarlos.
Las habilidades sociales, como la capacidad de enseñar y simplificar conceptos, la negociación y la flexibilidad, se consideran cada vez más como uno de los activos profesionales más importantes. A medida que delegamos en las computadoras para resolver algunos de los problemas de nuestro proceso, se hace más importante el rol del gerente de proyecto como coordinador, oyente empático, negociador discreto y líder motivador.
Conclusión
El rol del gerente de proyecto está cambiando, al igual que las herramientas que usan y los desafíos que enfrentan. Sin embargo, los gerentes de proyecto que entienden las tendencias que afectan sus roles a largo plazo podrán manejar los retos que se avecinan.
Fuente
Traducción libre de 5 Trends that are Reshaping the Future of Project Management.
Imagen de Marvin Meyer.