10 pasos para mejorar las revisiones de proyectos / retrospectivas

• Prioridades en competencia.
• Por agotamiento del presupuesto (hay que ahorrar costos).
• Ya se han iniciado nuevos proyectos, o algunos otros proyectos ya se encuentran atrasados.

A pesar de que generalmente se llevan a cabo al final de los proyectos, de hecho, se pueden realizar en cualquier momento durante el ciclo de vida del proyecto. Cuando se realiza las revisiones del proyecto al final de una fase o pieza importante de trabajo, se tiene la oportunidad de obtener información útil y productiva mientras todavía hay tiempo. Los miembros del equipo tienen mejor visibilidad de lo que está pasando y proporcionan beneficios a otros proyectos y a toda la organización.

La forma en que se realizan las revisiones depende de tu estilo para ejecutar proyectos (y de la cultura de la empresa) – algunos como la manera de ejecutar determinadas actividades, otros como la forma de conducir las reuniones, o la forma de resolver situaciones conflictivas. Los gerentes más ilustrados tendrán la habilidad de crear el ambiente propicio para que la recolección de esta información sea fructífera.

Hacer un poco de trabajo de la pierna en primer lugar permitirá que las cosas se ejecuten más suave – la gente le gusta tener algo ya comenzó en lugar de tener una hoja de papel en blanco o pizarra a partir de ellos.

Estos son algunos pasos sencillos para conducir de manera sencillas las retrospectivas:

1. Identifique las partes interesadas.
2. Identifique el mejor método para recopilar información de cada grupo / persona.
3. Establezca un horario para la reunión de revisión / retrospectiva [1]. Esto se debe planificar desde el inicio del proyecto, incluso si solo se va a hacer una al final [2].
4. Proporcione un resumen de lo que será cubierto y las reglas de compromiso.
5. Recopile detalles de hecho del proyecto o fase (alcance, presupuesto, cronograma, calidad)
6. Reúna los aportes de personas que no puedan asistir al evento.
7. Revise lo que actualmente está funcionando bien, dónde hay desviaciones (estamos perdiendo el norte), y lo que podemos hacer al respecto desde varias áreas del conocimiento.
8. Asignar acciones a las partes interesadas pertinentes
9. Transmitir los resultados a todos los miembros del equipo, las partes interesadas y publicarlos para que sea accesibles a todos (foro, boletín, tablero, etc.).
10. Integrar las acciones cuando sea apropiado en los procedimientos o formatos de la empresa.

Para el punto 7, que es la recolección de la información, también es recomendable tener un tablero dividido en tres secciones, con preguntas muy abiertas [2]:

• ¿Qué haría diferente si pudiera retroceder en el tiempo?
• ¿Qué procesos se utilizaron que no se ajustaron a las necesidades del proyecto?
• ¿Qué herramientas se usaron que se podrían volver a usar en otros proyectos?

Será responsabilidad del líder de la reunión el poder armar una información más compleja a partir de estas preguntas y no convertir la reunión en una cacería de brujas (búsqueda de culpables).

Sin la ayuda de las lecciones aprendidas, los futuros equipos podrían repetir los errores del pasado y poner en peligro el éxito del proyecto [2].

Fuente:

• [1] – https://zenkara.wordpress.com/2009/04/24/10-steps-to-better-project-reviewsretrospectives/
• [2] – In the rear view mirror, revista PM Network April 2017.